疫情影响各行各业,也颠覆许多活动举办的形式,社会福利机构和艺术领域的筹款晚宴活动也受影响。

每年第一季是慈善晚宴的重要季节,为确保这些团体能在最困难的疫情时期继续获得善款,慈善团体绞尽脑汁克服重重困难,筹办全新体验的筹款晚宴。

转轴照办
去年阻断措施期间,当很多人仍对前路彷徨之际,林洁琴已经与ACI高球慈善晚宴筹委会,通过Zoom和直播的方式,举办第一场线上筹款晚宴。晚宴由野米剧场(Wild Rice)创意总监王爱仁主持,并安排另外四名剧场演员,在家各自预录一段关于疫情封城的脱口秀,作为晚宴内容。

林洁琴是活动策展公司Directions Group Inc的董事,也是不少慈善组织的策划人,过去多年积极为社会福利机构,如临终慈怀机构托福园(Dover Park Hospice)和艺术团体如野米剧场筹办慈善晚宴。

一场突如其来的疫情捣乱所有计划,策展公司唯有转轴再战,虚拟晚宴(Virtual gala,线上活动的一种)应运而生。林洁琴接受《联合早报》访问时说,阻断措施期间为了支持本地餐饮业,也为了延续晚宴必有的餐饮元素,ACI高球慈善晚宴与本地23家餐馆合作,为在家出席虚拟晚宴的嘉宾送上三道菜的晚餐。“从概念到执行,都在阻断措施的一个月内完成,筹委会最终为ACI筹得60万元的善款。”

有了第一次的经验后,林洁琴在去年9月筹办第二次的线上慈善晚宴,为临终慈怀机构托福园筹款。

她说:“我们意识到很多人开始对Zoom感到疲倦,于是尝试新的元素,比如设置更方便嘉宾使用的微型网站,以及由音响团队设置的可用作直播的高科技绿屏幕。我们预录晚宴献词和娱乐节目;但有主持人在摄影棚现场主持,餐饮则由高档餐馆和酒店直接送到出席者家中。”

林洁琴坦言,转轴照办筹款晚宴面对的最大挑战,在缺乏人与人真实互动的状态下,要如何让嘉宾觉得,在线上与实体晚宴同样舒适,以及怎么构思独特的崭新体验。

她说:“策划聚焦用户体验的活动是我们的DNA,也是活动成功的关键。所以线上筹款晚宴须更了解嘉宾的喜好,不能忽略任何大小细节。因此晚宴前,我们得确保嘉宾彻底了解晚宴的形式和信息,给嘉宾的电子邀请函,包含详细说明如何将他们的器材与电视衔接;我们有一组技术人员待命,随时为在家遇到技术问题的嘉宾服务,这些都是疫情初期慈善晚宴的新面貌。”

推动创意

面对疫情引发种种不确定性,主办方只能见招拆招,结合预录节目的混动虚拟晚宴,是过去一年筹款活动的主轴。

林洁琴坦言,虚拟晚宴无法复制实体晚宴的氛围,大型晚宴缺席成为创意思考的推动力。

她乐观地说:“实体大型宴会厅晚宴一次能有600人出席,但线上活动能吸引更多眼球,触及更广大的群众。这对筹款活动有利,因为扩大捐款者范围,甚至走到国外。比如野米剧场年度筹款活动,一些离开新加坡的捐款者从马来西亚、泰国、香港、缅甸,以及英国出席虚拟晚宴,继续支持我们。”

林洁琴指出,虚拟晚宴对嘉宾和主办方来说更便利,因为晚宴可以在任何地点举办,不必交通费,时间较短,一些原本很难请到的来宾,也许更容易请到,即便特别来宾无法现场出席,也能预录简短演说。

去年由不同团体策划举办的新加坡青年领袖协会筹款晚宴(Halogen Foundation Gala)和新加坡华乐团(SCO)筹款晚宴,就分别请到哈莉玛总统和李显龙总理发表献词。

会有挑战

担任新加坡华乐团、新加坡爵士协会(Jazz Association Singapore),以及广惠肇留医院等多个机构筹款委员的律师梁利安指出,这种新形式的线上活动未来可能会有挑战,参与虚拟与实体晚宴的体验完全不同,关键是人与人之间的互动元素不再。

梁利安说:“疫情形势依然不稳定,慈善组织得重新思考筹款方式,探讨较小型但分散在不同地点同时举办的实体晚宴,并与合作伙伴、支持者,以及捐款者培养更有意义的合作关系。比如将在今年分别欢庆25周年的新加坡华乐团和欢庆5周年的新加坡爵士协会,筹款活动的意义不仅在于推广音乐,也旨在建立更团结更有创意和更包容的新加坡社群。”

将在下个星期天举办的爵士晚宴“Let There Be Love”,由梁利安当主席的筹款委员会策划,到时候国际知名爵士歌手Laura Fygi将通过Zoom现场演唱,并与嘉宾互动。这也是爵士晚宴去年因疫情停办后复办,首次通过线上形式举办。

不论虚拟晚宴具备多少创新内容,梁利安认为在全球经济受重创的时候,主办方不能期望,能筹得接近疫情之前或更大笔的善款,何况举办虚拟晚宴的复杂性和费用,不一定会比实体晚宴来得低。

但根据Directions Group Inc去年举办的多场线上筹款晚宴的数据,林洁琴认为值得欣慰的是,有能力的新加坡人依然充满大爱,他们并非为了大型派对才慷慨解囊,而是为了善举。

分解晚宴

过往大规模的筹款晚宴不能恢复原状,但慈善组织已经为未来的筹款晚宴奠定全新模式,包括结合餐饮体验的虚拟晚宴,结合预录与现场模式的混合晚宴,以及分解式的晚宴。

去年林洁琴参与筹办的野米剧场筹款晚宴,便结合预录、现场,以及居家等不同元素。原本几百人大型晚宴,被分解成在各个单元,出席者在家中通过Zoom参与,晚宴主持和剧场创办人则在义安公司的剧院现场与出席者互动,另外还有一些预录的节目。

这样的线上线下混合筹款晚宴之后,也被新加坡青年领袖协会筹款晚宴采纳,并且更进一步发挥。

主导新加坡青年领袖协会筹款晚宴的陈善安医生接受访问时透露,第17届的筹款晚宴原定在去年2月举办,因为疫情延后至去年7月,最后也被取消。“由于晚宴的桌位全已售罄,我们于是在7月办了一次小型的虚拟晚宴,以便向捐款贵宾有个交代,并邀请哈莉玛总统预录献词。”

阻断措施解封第三阶段后,因为了解大家渴望同聚一室在外用餐,陈善安做了一个艰难决定,舍弃宴会厅,将晚宴分散在多家餐馆,每家餐馆每桌8人。主办单位与不同餐馆合作,在特定时段播放预录的指示,让用餐客人互动,参与一些游戏活动。陈善安说:“这是筹款晚宴的新形式,也是我们从2019年就开始筹划,跨越两年的活动。”

陈善安说,为了弥补分解式晚宴无法完全复制宴会厅晚宴群体互动性,他们策划许多互动小元素,比如客人能在不同时段扫描餐桌上的QR码,观赏和读到预录的不同信息。晚宴也鼓励不同地点的人,参加现场拍照比赛,送出美酒等。

陈善安说:“欣慰的是,出席的人都体谅也感激这些努力,体验虽然不同,但不等于不好。重要的是,通过小桌用餐,宾客之间更能互相认识了解。”

筹款不断

社会福利机构和艺术团体在疫情期间要举办筹款晚宴面临重重挑战,一些表面看似不紧要的机构要在这个时候筹款更是难上加难。

提倡通过玩乐与艺术推广学习的Playeum执行董事吴素莲说,Playeum以培养未来人才作为大前提,强调“预防”而非“干涉”的学习,一向面对筹集资金的挑战,因为相比其他机构或组织,关注儿童的未来发展和心态上的转变,并不是刻不容缓的紧急事。

她说:“要在这个领域筹款并非易事,我们的任务是寻找有远见之士,以及和我们一样有前瞻性思维的人,一同建造未来,未来必须从现在开始。”

为此,与其往艰难的筹款道路走,Playeum会申请资助金支持机构关于孩童和成年人的项目发展。对Playeum的宗旨极为肯定,也是各慈善组织与活动如Kidz Horizon Appeal常客的刘丽娟认为,疫情对慈善活动造成一定的冲击,幸运的是,支持她赞助的慈善机构的捐款者和朋友仍继续慷慨解囊,大家都坚信做善事的意义。

热心公益的刘丽娟说:“遗憾的是,大型实体慈善晚宴不再可能。庆幸的是,我们都跳出思维限制,以各种不同的方式筹款。虽然筹得的款项未必能与疫情前相提并论,但我们将会有新的对策。”

慈善筹款不一定得办晚宴,一些本地非盈利慈善组织如善粮社(Food From The Heart),每年4月的筹款活动Passion Ball,去年和今年的晚宴都取消,主办方将精力转向线上筹款。

善粮社筹款委员会主席波狄娜丽(Chin Bottinelli)接受访问时说,善粮社2018年就开启数码筹款,经常通过社交媒体与捐款者互动,也通过Giving.sg平台筹款。她说:“Passion Ball每年通过晚宴筹到的善款,介于60万元到80万元间,去年阻断措施期间,通过Giving.sg平台开启‘助购粮善’(Help Us Buy Food)活动,向3000名捐款者筹得48万元。我们有接近5万4000名受益者须要照顾,筹款不能中断。”

未来模式

谈到慈善筹款晚宴的未来,梁利安认为即便疫情过去,线上平台将会继续一段日子,人们或许会开始习惯和喜欢在家中,或在一些小餐馆的私人房内舒服安全地参与。梁利安说:“我建议要有至少8个月的时间策划晚宴的模式、内容与餐饮,以便有更充足的时间筹款,甚至发展一套健全的线上竞标筹款机制,将能让未来的筹款活动做得更完美。”

林洁琴指出,疫情让大家重新评估体验的价值,慈善组织和捐款者都正在经历重新设计和快速的文化改变阶段,在盼望晚宴回归和面对社交距离的矛盾之间,都对慈善活动有新的期待。

陈善安认为,当慈善团体得筹办更具有创意的活动,这个空间将会持续发展。“比如将会有更多的人通过转账方式捐款。但未来如何,没人知晓,我认为大型实体晚宴有种说不出的氛围和魔力,让人怀念。”

波狄娜丽为慈善晚宴接下来怎么办,作了很好的总结:“疫情给我们上了宝贵的一课,我们应该很难回到疫情前,但面对变化,我们总能学会新的应对方式。科技虽然扮演重要角色,但永远无法取代面对面的温暖、拥抱、亲密,以及大家要通过慈善晚宴做善事的共同体验。唯一不变的是,我们为每位宾客策划每场慈善晚宴时的用心,不论是实体还是线上。”

原文取自联合早报

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